Tietosuojaseloste

Kooste Suomen Uusperheiden Liitto ry:n ylläpitämistä rekistereistä.

 

Tietosuojaseloste – jäsenyys

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10§:n ja 24§:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista. Tämän asetuksen soveltaminen alkaa 25.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Uusperheiden Liitto ry, Y-tunnus 1607277-0

Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku.

Puh. 040-6893418 (toimisto)

toimisto@supli.fi

 

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Tikkanen, järjestösihteeri

Suomen Uusperheiden Liitto ry, Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku

Puh. 040-6893418

paivi.tikkanen@supli.fi tai toimisto@supli.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Suomen Uusperheiden liitto ry:n jäsenrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon, kuten jäsenlehden postitukseen ja uutiskirjeen lähettämiseen, sekä jäsenmaksujen ja muiden jäsenetuna tulevien maksujen laskutukseen, esim. halvemmat osallistumismaksut moniin Liiton tarjoamiin toimintoihin. Lisäksi jäsenrekisteriä käytetään yhteydenpitoon, niiltä osin kuin jäsenyys sitä edellyttää, liiton palvelujen suunnitteluun, toiminnan ja koulutuksen kehittämiseen, tapahtumista tiedottamiseen, tilastojen keräämiseen ja tutkimustoimintaan uusperheellisten aseman parantamiseksi.

 

Jäsenrekisteri kattaa Suomen Uusperheiden Liitto ry:n kaikki rekisteröidyt jäsenyhdistykset, sekä Suomen Uusperheiden Liitto ry:n suorat henkilöjäsenet, jotka eivät ole liitettävissä rekisteröityyn alueyhdistykseen. Lisäksi jäsenrekisterissä ovat liiton kunniajäsenet ja kannatusjäsenet.  Liiton alueyhdistyksille voidaan luovuttaa kyseiseen alueyhdistykseen liitettyjen jäsenten tiedot sellaisena kuin ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n liittyessä ilmoitetaan. Tiedot luovutetaan vain kyseeseen tulevan alueyhdistyksen puheenjohtajalle tai heidän kirjallisesti nimeämälleen henkilölle.

 

Jäsenrekisteriä ylläpidetään kolmannen osapuolen ylläpitämässä Jalmari-jäsenrekisteriohjelmassa, jota ylläpitää Tietoverkko FI Oy. Takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

 

Alueyhdistyksille ilmoitettujen henkilöiden tiedot siirretään Jalmarista Excel-taulukko muodossa salatun sähköpostiyhteyden kautta vastaanottajalle.

 

  1. Rekisterin pitämisen peruste

Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä kerätään pakollisina ja tallennetaan seuraavat tiedot:

          yksin liittyvältä

  • Henkilön nimi (etu- ja sukunimi)
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Uusperheellisyysstatukseen liittyvä tieto (onko uusperheellinen, kauanko ollut noin-arviolla)
  • Ammatilliseen kiinnostukseen liittyvä tieto (kyllä/ei)
  • Jäseneksiliittymispäivä ja jäsennumero
  • Alueyhdistys, johon henkilö liitetään

pariskuntana liittyvältä

  • Pariskunnan molempien osapuolten nimet (etu- ja sukunimet)
  • Molempien postiosoitteet
  • Molempien puhelinnumerot
  • Suostumus kumppanilta liittymiseen (rasti ruutuun)
  • Uusperheellisyysstatukseen liittyvä tieto (onko uusperheellinen, kauanko ollut noin-arviolla)
  • Mistä toiminnasta on kiinnostunut Suomen Uusperheiden Liitossa (rasti ruutuun)
  • Ammatilliseen kiinnostukseen liittyvä tieto (kyllä/ei)
  • Jäseneksiliittymispäivä ja (yhteinen) jäsennumero
  • Alueyhdistys, johon pariskunnan osapuolet liitetään

 

Yhteydenottojen ja jäsenyyden myötä jäsenrekisteriin tallentuu myös seuraavia tietoja: Laskutustiedot, maksutiedot ja maksajatiedot. Mikäli laskutukseen sisältyy jäsenmaksun palautuksia tallentuvat kyseessä olevan henkilön nimi ja tilinumero sähköiseen laskutusjärjestelmäämme Netvisoriin, jota ylläpitää Visma Solutions Oy.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan suoraan jäseniltä itseltään heidän liittyessään Suomen Uusperheiden Liitto ry:n jäseneksi nettilomakkeen täytettyään.

 

  1. Tietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään kaksi kalenterivuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.

 

  1. Henkilötietojen käsittelijät

Jäsenreksiterissä olevia henkilötietoja käsittelevät Suomen Uusperheiden Liitto ry:n järjestösihteeri sekä alueyhdistysten nimeämät vastuuhenkilöt.

 

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Liitto luovuttaa jäsenreksiterissä olevia tietoja alueyhdistyksille niiltä osin kuin jäsen on kyseiseen alueyhdistykseen liitetty. Muutoin tietoja ei luovuteta Suomen Uusperheiden Liitto ry:n ulkopuolisille tahoille kysymättä jäseneltä itseltään. Tutkimukseen tai tilastojen keruuseen jäseneksi liittymiskaavakkeissa kysyttyjä tietoja voidaan luovuttaa anonyymisti eli ilman nimi- ja yhteystietoja.

 

  1. Tietojen siirto EU: tai ETA:n ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

  1. Käyttäjien profilointi

Jäseneksi liittymiskaavakkeessa kysytään asioita liittyen siihen, onko uusperheellinen vai ei, jos on, niin kuinka kauan on ollut uusperhetilanteessa sekä mahdollisista henkilökohtaisista kiinnostuksen kohteista Suomen Uusperheiden Liiton toiminnassa. Tältä osin saatamme tehdä anonyymiä profilointia liittyen jäsenten kiinnostuksen kohteisiin, palvelutarpeeseen sekä voimme kohdistaa toimintaamme alueellisten palvelujen tarjoamisessa mahdollisimman hyvin, tai vaihtoehtoisesti viedä tietoa alueille, joista jäseniä ei ole tullut. Ammatillista kiinnostusta kysymme tarjoamamme ammatillisen lisäkoulutuksemme Uusperheneuvojakoulutuksen, sekä mahdollisten muiden tulevien koulutustemme suunnittelutarpeisiin. Anonyymiä dataa voidaan myös käyttää myös mahdolliseen uusperhetutkimukseen.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet
  2. Manuaalinen aineisto

Jäsenrekisterin tietoja ei ole olemassa tallennettuna manuaalisena aineistona. Mikäli jäsenrekisterin tietoja tarvitaan tilapäisesti manuaalisessa muodossa esim. alueyhdistysten jäsentietojen ristiin tarkistamisessa jäsenmaksujen kanssa ennen tietojen luovutusta ko. alueyhdistykselle, tuhotaan aineisto välittömästi silppuamalla ja poistamalla ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n muiden järjestöjen kanssa yhdessä käyttämään, lukittuun, tietoturvaroskikseen.

 

  1. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Jäsenrekisteri on verkossa. Tietoliikenne ilmoittautumislomakkeilta, ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua. Palvelinten valvonnassa valvontajärjestelmä seuraa kaikkien ylläpidettävien laitteiden ja palvelujen toimintaa. Valvontajärjestelmä on automaattinen. Virheilmoitukset ja varmuuskopiointien onnistuminen tarkastetaan päivittäin ja ne merkitään erilliseen tietokantaan, jossa ylläpidetään tiedot kaikista ylläpidettävistä palveluista.

 

Palvelun laitetilat on varustettu UPS-sähköllä sekä erillisellä varavoimalajärjestelmällä, jolla turvataan toiminta useita tunteja kestävien sähkökatkosten aikana. Laitetila on varustettu kahdennetulla jäähdyttävällä ilmastoinnilla. Laitetila

vastaa K-luokan väestönsuojatilan vaatimuksia palo-, sirpale- ja sortumasuojaukseltaan.

Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän. Laitekaapeissa on automaattinen palosammutusjärjestelmä. Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö. Muu kulku on kokonaan estetty. Tietoliikenne on kahdennettu operaattoriyhteyksien ja aktiivilaitteiden suhteen.

 

Suomen Uusperheiden Liitto ry:n tiloissa jäsenrekisteriä käyttää järjestösihteeri ja hänen poissaolleessaan vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus. Jäsenen erotessa tiedot hävitetään sen jälkeen, kun jäsenasioiden hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä

 

Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, ilmoitetaan tästä heti rekisterin yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa asiasta eteenpäin Suomen Uusperheiden Liitto ry:n johdolle ja tietosuojavastaavalle. Rekisterin yhteyshenkilö hoitaa myös tarvittaessa ilmoitukset rekisteröidyille, jäsenyhdistykselle ja vastaavalle valvontaviranomaiselle.

 

  1. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on tietojensa käsittelyä koskevia oikeuksia, joita ovat:

 

  1. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Henkilöjäsenellä on myös yhdistyslain perusteella oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon. Tämä tapahtuu ko. yhdistyksen toimihenkilöiden kautta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Tällöin tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon ja selvitettävä miten voi todentaa oman henkilöllisyytensä hyväksyttävästi, jonka jälkeen on mahdollista saada omat tietonsa tarkistettavaksi. Pariskuntana jäseneksi liittyneiden osalta on tämä henkilöllisyyden tunnistus saatava molempien osapuolten osalta, mikäli halutaan molempien tiedot tarkistettavaksi.

 

  1. Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista. Korjaaminen voidaan tehdä jäsenen hyväksyttävän henkilöllisyyden tunnistamisen jälkeen. Virheellisten tietojen korjaamiseen liittyvissä asioissa tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon.

 

  1. Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.

 

  1. Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia
  • Jäsenellä on oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja tietyiltä osin tai rajoittaa omien tietojensa käsittelyä, ei kuitenkaan laskutukseen liittyen.
  • Jokainen liittyvä jäsen liitetään Suomen Uutiskirjeen postituslistalle. Mikäli henkilö haluaa pois ko. listalta voi hän poistua listalta uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä unsubscribe from this list tai pyytää järjestösihteeriä poistamaan hänet listalta ottamalla yhteyttä toimistoon.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja hänellä on oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

 

 

  1. Jäsenyydestä eroaminen

Rekisteröity jäsen voi erota jäsenyydestä omalla ilmoituksella Liiton toimistoon. Liitto hoitaa ilmoituksen myös eteenpäin ko. alueyhdistykselle, mikäli henkilö on myös alueyhdistyksen jäsen.

Suomen Uusperheiden Liiton sääntöjen mukaan, mikäli rekisteröity ei ole maksanut jäsenmaksuaan kahtena perättäisenä vuotena, katsotaan hänet eronneeksi liitosta

 

 

  1. Yhteydenotot

 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti, riippuen yhteydenoton sisällöstä, kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Toimiston yhteystiedot: toimisto@supli.fi  tai puh. 040-6893418.

 

  1. Muutokset tietosuojaselosteessa

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.

 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.5.2018

 

 

 

 

Tietosuojaseloste – vapaaehtois- ja vertaistoiminta

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10§:n ja 24§:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista. Tämän asetuksen soveltaminen alkaa 25.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Uusperheiden Liitto ry, Y-tunnus 1607277-0

Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku.

Puh. 040-6893418 (toimisto)

toimisto@supli.fi

 

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Tikkanen, järjestösihteeri

Suomen Uusperheiden Liitto ry, Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku

Puh. 040-6893418

paivi.tikkanen@supli.fi tai toimisto@supli.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Vapaaehtois- ja vertaistoiminnan rekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Suomen uusperheiden liiton vapaaehtoistyö ja vertaistyö kerää käyttöönsä sekä koulutettujen vertaistukiohjaajien tietoja että kursseille osallistujien tietoja. Rekisteriä käytetään ohjaajien ja osallistujien osalta toiminnan etukäteisjärjestelyyn, tapahtumien järjestämisen helpottamiseksi, laskuttamiseen ja kurssi-/luentopalautteen pyytämiseen, sekä toivottaessa ja tapauskohtaisesti luentomateriaalin toimittamiseksi osallistujille.

 

  • Ohjaaja-/Vetäjärekisteri

Vertaisohjaajat ovat Suomen Uusperheiden Liitto ry:n kouluttamia vapaaehtoisia, jotka vapaaehtoistyössään kohtaavat uusperheellisiä ja uusperhettä suunnittelevia. He toimivat vertaistukihenkilöinä yksittäisille henkilöille, perheille ja pariskunnille. Koulutuksessa vertaistukiohjaajat sitoutuvat luottamuksen ja vaitiolovelvollisuuden periaatteisiin, joita Supli tähdentää ja noudattaa. Koulutuksessa vertaistukiohjaajat myös sitoutuvat vapaaehtoistyöhön ja antavat Suomen uusperheiden liitolle luvan pyytää heidän osallistumistaan ohjaustoimintaan. Tätä varten Supli säilyttää heidän nimi- ja yhteystietojaan vertaisohjaajaluettelossa, jota säilytetään Excel-taulukossa, Share Point-alustalla, johon on pääsy vain liiton työntekijöillä.

 

 

  • Osallistujarekisteri

 

Kursseille osallistujista kerätään osallistujalista, jota käytetään ohjaajien toiminnan tukena ja laskutukseen. Osallistuja voi itse päättää mitä tietoja itsestään tai parisuhteestaan antaa, mutta Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä tieto jäsenyydestä (jäsenalennus) ovat pakollisia tietoja laskutuksen tai muun ko. tapahtumaan liittyvän yhteydenoton kannalta.

Ilmoittautumislomakkeella kysytään kurssin toimintaan ja sisältöihin vaikuttavia kysymyksiä kuten parisuhteen kestoa, lasten määrä ja osallistujien suhteessaan kokemia haasteita, kehittämisen paikkoja ja toiveita kurssille. Vastaaminen näihin kysymyksiin perustuu vapaaehtoisuuteen. Näiden kysymysten avulla kurssien sisältöjä pyritään kehittämään ja kohdentamaan juuri osallistujien kysymyksiin vastaavaksi. Kysymykset vaihtelevat riippuen kurssisisällöistä tai jos kyseessä on luento, sen aiheesta. Vastaukset liitetään kunkin kurssin ohjaajapariskunnalle tai luennoitsijalle lähetettävään osallistujalistaan.

Luennoitsijat ja ohjaajat ovat vaitiolovelvollisia. Kurssitoiminta ja luennot ovat aina luottamuksellisia tilaisuuksia. Kurssin vertaisohjaajien tai luennoitsijoiden ohella osallistujalistauksia käsittelee Suplin vapaaehtoistyön koordinaattori ja tarvittaessa muu toimistohenkilöstö.

 

Mikäli luento tai luennolla kuvataan, mainitaan se aina erikseen ja osallistujalla on mahdollisuus olla tulematta kuvatuksi. Osallistujalistauksia ei esitetä kuvamateriaalissa tai muutoinkaan esitetä. Mikäli kuvamateriaalia halutaan julkaista jossain muodossa muualla kuin alkuperäistarkoituksessa, kysytään lupa niiltä henkilöiltä jotka ovat kuvassa tunnistettavia.

 

Osallistujille tehdään suoramarkkinointia tuleviin tapahtumiin liittyen vain siinä tapauksessa, että he ovat nimenomaisesti pyytäneet niistä tiedottamaan. Osallistujien tietoja säilytetään vain tapahtuman ja siihen liittyvien tilitysten ja selvitysten tekemisten ajan eli siis korkeintaan vuoden ajan, mutta pääsääntöisesti maksimissaan 3 kuukautta.

 

Mahdolliset tilastoinnit tehdään aina nimettömästi eikä osallistujalistoja tai niissä mainittuja tietoja käytetä tutkimuskäyttöön.

 

Ilmoittautumisia ja sitä kautta osallistujalistoja ylläpidetään kolmannen osapuolen ylläpitämässä Ilmari-ilmoittautumisjärjestelmässä, jota ylläpitää Tietoverkko FI Oy. Takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

 

  1. Rekisterin pitämisen peruste

Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä kerätään pakollisina ja tallennetaan seuraavat tiedot:

          osallistujalta

  • Henkilön nimi (etu- ja sukunimi)
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • osallistuminen pariskuntana/yksin/ammattilaisena
  • puolison nimi ja yhteystieto

 

Ilmoittautumisten myötä ilmoittautumisrekisteriin tallentuu myös seuraavia tietoja: Laskutustiedot, maksutiedot ja maksajatiedot. Mikäli laskutukseen sisältyy ennakkomaksujen palautuksia tallentuvat kyseessä olevan henkilön nimi ja tilinumero sähköiseen laskutusjärjestelmäämme Netvisoriin, jota ylläpitää Visma Solutions Oy.

 

vertaisohjaajana

  • Pariskunnan molempien osapuolten nimet (etu- ja sukunimet)
  • Molempien postiosoitteet
  • Molempien puhelinnumerot
  • ammatti/ mahdollinen ammatillinen erityisosaaminen
  • käydyt Suplin koulutukset ja kurssit
  • mitä kursseja on ohjannut ja milloin

Vertaisohjaajilta kerätään myös tilinumero, johon he toivovat kilometri- ja muut korvaukset toimitettavan, joten heidän tilitietonsa tallentuvat niin ikään Netvisoriin. kts. yllä.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan suoraan henkilöiltä itseltään heidän ilmoittautuessaan Suomen Uusperheiden Liitto ry:n tapahtumaan, kurssille tai osallistuttuaan vertaisohjaajakoulutukseen

 

  1. Tietojen säilyttämisaika

Osallistujalistoja säilytetään keskimäärin noin kolme kuukautta mutta maksimissaan vuosi tapahtuman tiliöinnin ja mahdollisten selvitysten toteuduttua. Maksuihin liittyvät tiedot menevät yleisen rekisteriselosteen ja kirjanpitolain mukaan.

 

  1. Henkilötietojen käsittelijät

Ilmoittautumisrekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät Suomen Uusperheiden Liitto ry:n vapaaehtoistyön koordinaattori ja tarvittaessa muut Suplin vaitiolovelvollisuuden alaiset toimihenkilöt. Kurssien luennoijat sekä kunkin kurssin vertaistukihenkilöt saavat tarvittavat tiedot ko. kurssiin osallistujista.

 

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja luovutetaan vain kuhunkin kurssiin liittyville ohjaajille tai luennoijille ja Suplin henkilökunnalle tarpeen mukaan. Tietoja ei luovuteta Suomen Uusperheiden Liitto ry:n ulkopuolisille tahoille kysymättä jäseneltä itseltään. Tutkimukseen tai tilastojen keruuseen tarkoitetuissa kyselylomakkeissa kysyttyjä tietoja voidaan luovuttaa anonyymisti eli ilman nimi- ja yhteystietoja.

 

  1. Tietojen siirto EU: tai ETA:n ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

  1. Käyttäjien profilointi

Tapahtumaan nettipohjaisella kaavakkeella ilmoittauduttaessa kysytään asioita liittyen siihen, onko uusperheellinen vai ei, jos on, niin kuinka kauan on ollut uusperhetilanteessa sekä mahdollisista henkilökohtaisista kiinnostuksen kohteista Suomen Uusperheiden Liiton toiminnassa. Tältä osin saatamme tehdä anonyymiä profilointia liittyen ilmoittautuneen kiinnostuksen kohteisiin, palvelutarpeeseen sekä voimme kohdistaa toimintaamme alueellisten palvelujen tarjoamisessa mahdollisimman hyvin, tai vaihtoehtoisesti viedä tietoa alueille, joissa tapahtumia ei ole järjestetty. Dataa voidaan anonyymisti käyttää myös mahdolliseen uusperhetutkimukseen Suplin tarpeisiin.

Ohjaajien osalta saatamme tehdä tarpeen mukaista profilointia. Esimerkiksi jos olemme järjestämässä tapahtumaa liittyen erityislapseen uusperheessä, pyrimme profiilin avulla löytämään ohjaajat, joilla on asiasta tietoa ja kokemusta.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

  1. Manuaalinen aineisto

Osallistujalistojen tietoja ei säilytetä manuaalisena aineistona. Jos ja kun osallistujalistan tulostetta tarvitaan esimerkiksi luentojen osallistuja- ja maksumäärien seuraamiseen tilaisuuden ohessa tai palautepyyntökaavakkeeseen, tuhotaan aineisto heti sen käytyä tarpeettomaksi silppuamalla ja poistamalla ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n muiden järjestöjen kanssa yhdessä käyttämään, lukittuun, tietoturvaroskikseen.

 

  1. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Osallistujalistaus on verkossa ja se lähetetään vertaistukiohjaajille verkossa linkkinä. Tietoliikenne ilmoittautumislomakkeilta, ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua. Palvelinten valvonnassa valvontajärjestelmä seuraa kaikkien ylläpidettävien laitteiden ja palvelujen toimintaa. Valvontajärjestelmä on automaattinen. Virheilmoitukset ja varmuuskopiointien onnistuminen tarkastetaan päivittäin ja ne merkitään erilliseen tietokantaan, jossa ylläpidetään tiedot kaikista ylläpidettävistä palveluista.

 

Palvelun laitetilat on varustettu UPS-sähköllä sekä erillisellä varavoimalajärjestelmällä, jolla turvataan toiminta useita tunteja kestävien sähkökatkosten aikana. Laitetila on varustettu kahdennetulla jäähdyttävällä ilmastoinnilla. Laitetila

vastaa K-luokan väestönsuojatilan vaatimuksia palo-, sirpale- ja sortumasuojaukseltaan.

Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän. Laitekaapeissa on automaattinen palosammutusjärjestelmä. Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö. Muu kulku on kokonaan estetty. Tietoliikenne on kahdennettu operaattoriyhteyksien ja aktiivilaitteiden suhteen.

 

Suomen Uusperheiden Liitto ry:n tiloissa jäsenrekisteriä ja ilmoittautumisohjelmistoa käyttävät järjestösihteeri ja vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, ilmoitetaan tästä heti rekisterin yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa asiasta eteenpäin Suomen Uusperheiden Liitto ry:n johdolle ja tietosuojavastaavalle. Rekisterin yhteyshenkilö hoitaa myös tarvittaessa ilmoitukset rekisteröidyille, jäsenyhdistykselle ja vastaavalle valvontaviranomaiselle.

 

  1. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä ilmoittautuneella on tietojensa käsittelyä koskevia oikeuksia, joita ovat:

 

  1. Tarkastusoikeus

Jokaisella tapahtumaan ilmoittautuneella on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Tällöin tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon.

 

  1. Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojensa korjaamista. Korjaaminen voidaan tehdä hyväksyttävän henkilöllisyyden tunnistamisen jälkeen. Virheellisten tietojen korjaamiseen liittyvissä asioissa tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon.

 

  1. Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä. Laskutuksen osalta laskutustiedot jäävät rekisteriin.

 

  1. Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia
  • Henkilöllä on oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja tietyiltä osin tai rajoittaa omien tietojensa käsittelyä, ei kuitenkaan laskutukseen liittyen.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja hänellä on oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

 

 

  1. Yhteydenotot

 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti, riippuen yhteydenoton sisällöstä, kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Toimiston yhteystiedot: toimisto@supli.fi  tai puh. 040-6893418.

 

  1. Muutokset tietosuojaselosteessa

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.

 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.5.2018

 

 

Tietosuojaseloste – muut rekisterit

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10§:n ja 24§:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista. Tämän asetuksen soveltaminen alkaa 25.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Uusperheiden Liitto ry, Y-tunnus 1607277-0

Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku.

Puh. 040-6893418 (toimisto)

toimisto@supli.fi

 

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Tikkanen, järjestösihteeri

Suomen Uusperheiden Liitto ry, Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku

Puh. 040-6893418

paivi.tikkanen@supli.fi tai toimisto@supli.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Suomen Uusperheiden liitto ry:n ylläpitämät rekisterit, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säännön mukaiset luovutukset.

 

Tuotetilaus- ja laskutusrekisteri

Laskutusrekisteri muodostuu niistä nettilomakkeen tiedoista, jotka henkilö täyttää tilatessaan Suomen Uusperheiden Liitolta tuotteen, tai ilmoittautuessaan nettilomakkeen kautta johonkin liiton järjestämään tapahtumaan. Tätä rekisteriä ylläpidetään Ilmoittautumisjärjestelmä Ilmarissa, jota puolestaan ylläpitää Tietoverkko FI Oy. Lasku muodostuu automaattisesti nettilomakkeen täyttämisen jälkeen.

Muita laskutusrekistereitä muodostuu Suomen Uusperheiden Liiton taholta manuaalisesti tehdyistä laskuista. Nämä tiedot säilytetään SharePointissa omassa kansiossaan. Lisäksi erillinen rekisteri löytyy sähköisen Netvisor-maksujärjestelmän sisältä ja sitä ylläpitää Visma Solutions Oy.

Rekisterit sisältävät henkilön, yrityksen tai järjestön yhteyshenkilön nimen, laskutusosoitteen. Sekä Ilmarissa myös sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Nämä tiedot kerätään suoraan laskutettavilta itseltään nettilomakkeessa. Muissa tapauksissa, esimerkiksi ennakkomaksujen palautuksiin liittyen, tiedustellaan tilin haltijan nimeä ja tilinumeroa joko puhelimitse tai sähköpostilla suojatussa yhteydessä. Näitä rekisteritietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Uutiskirjerekisteri

Kolmannen osapuolen (MailChimp) ylläpitämään uutiskirjerekisteriin kerätään uutiskirjeen tilaajien nimet ja sähköpostiosoitteet uutiskirjeen lähettämistä varten. Uutiskirjerekisteriin lisätään automaattisesti Suomen Uusperheiden Liiton jäseneksi liityttäessä ja tästä myös tiedotetaan jäseneksi liittyjiä erikseen. Uutiskirjeen voi tilata kuka tahansa liiton toiminnasta kiinnostunut henkilö suoraan liiton nettisivuilta. Tiedot uutiskirjeen lähettämiseksi tulevat tilaajilta ja jäseneksi liittyjiltä itseltään.

Uutiskirjeen tilaajalta kysytään seuraavat tiedot pakollisina

  • Sähköpostiosoite
  • Etu- ja sukunimi
  • onko uusperheellinen vai ammatillisesti kiinnostunut (vain yksi vaihtoehto)
  • Karkea maantieteellinen sijainti (Etelä-Suomi, Keski-Suomi, Pohjois-Suomi, Itä-Suomi, Länsi-Suomi)

Nämä tiedot säilyvät, kunnes uutiskirjeen tilaaja haluaa lopettaa uutiskirjeen tilaamisen ja/tai haluaa erota liiton jäsenyydestä. Uutiskirjeen tilauksen voi peruttaa milloin tahansa kirjeen lopussa olevasta unsubscribe from this list-linkistä tai ilmoittamalla asiasta suoraan Suomen Uusperheiden Liiton toimistoon. Tilaajien tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

 

Liiton muihin koulutuksiin ja/tai tilaisuuksiin osallistujarekisteri

Ilmoittautumisrekisteri Ilmariin muodostuu ko. tilaisuuteen ilmoittautumislomakkeelle henkilön antamat tiedot. Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, sekä tieto jäsenyydestä, joka vaikuttaa mahdollisesti tapahtuman hintaan. Tietoja käytetään tilaisuudesta laskutukseen. Muutoin tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen eikä henkilöstä jää muuta merkintää.

 

Yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisteri

Tästä rekisteristä löytyvät Suomen Uusperheiden Liiton yhteistyökumppanit postitusosoitteineen. Tätä rekisteriä ylläpidetään ja päivitetään tarvittaessa. Rekisteriä käytetään liiton materiaalien lähetykseen pyydettäessä sekä Supliikki-jäsenlehden lähettämiseksi yhteistyökumppaneille. Tässä rekisterissä on myös yksittäisiä henkilöitä, jotka ovat olleet vuoden aikana jollain tavalla olleet mukana liiton toiminnassa, joko jäsenlehden sisällön tuottamisessa tai muulla tavoin. Tässä rekisterissä on ainoastaan henkilöiden, yritysten tai järjestöjen nimet ja postiosoitteet. Rekisterin tiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai yhteistyökumppaneiden nettisivuilta. Yhteystiedot poistetaan pyydettäessä tai kun yhteistyötä ei ole erityisesti tehty.

Kuvapankkirekisteri

Suomen Uusperheiden Liitto käyttää kuvamateriaalinaan pääsääntöisesti verkon kuvapankeista löytyviä kuvia (Pixabay, Shutterstock), joissa on julkaisulupa. Kuvapankkirekisterin kuvat on tarkoitettu järjestön ja tietyin rajoittein sen jäsenyhdistysten käyttöön erilaisten tapahtumien ja kurssien markkinointiin

Liiton omissa tilaisuuksissa otetut kuvat tai  perheiltä itseltään saadut kuvat, joihin on kuvan kohteelta saatu joko suullinen tai kirjallinen julkaisulupa, säilytetään SharePointissa omassa kansiossaan alakansioineen vuosittain järjestettynä. Kuvat ovat nimetyissä kansioissa. Muita tietoja kuviin ei ole liitetty. Mikäli näitä, erityisesti vanhoja arkistoituja kuvia halutaan julkisesti käyttää, kysytään kuvassa tunnistettavasti esiintyviltä henkilöiltä uudelleen lupaa käyttää kuvaa liiton tarkoituksiin. Kuvia ei luovuteta ulkopuolisille henkilöille ilman erillistä suostumusta.

Mikäli henkilö haluaa omat kuvansa itselleen ja/tai poistettavan tulee hänen olla yhteydessä liiton toimistoon. Muutoin laadukas henkilökuvamateriaali tallennetaan Suomen uusperheiden liitto ry:n arkistomateriaaleihin.

Kunniamainintarekisteri

SharePointissa Excel muodossa oleva rekisteri jonkin erityisen kunniamaininnan saaneista henkilöistä.

Rekisteriin on kirjattu kunniamaininnan, -merkin, -jäsenyyden tms. saaneen henkilön nimi, alueyhdistys, johon hän mahdollisesti kuuluu, sekä kunnianosoitusvuosi. Rekisteriä ylläpidetään, jotta liitossa tiedetään, millaisia kunnianosoituksia on kulloinkin jaettu, kenelle ja minä vuonna.

Tiedot tähän listaukseen on saatu Liiton omasta sisäisestä arkistoinnista. Näitä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille

 

 

  1. Rekisterien pitämisen peruste

Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Tiedot saadaan suoraan jäseniltä, tapahtumiin ilmoittautuneilta ja yhteistyökumppaneilta itseltään heidän osallistuessaan Suomen Uusperheiden Liitto ry:n järjestämiin toimintoihin tai solmittaessa yhteistyösopimus yhteistyökumppanin kanssa

 

  1. Tietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään tapahtumiin liittyen ainoastaan laskutustietojen osalta niin kauan kuin ko. osallistujalla on avoimia laskuja maksettavana liitolle. Muilta osin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat ajankohtaisia liiton toiminnalle ja/tai säilytys on  laissa edellytetty esim. nimien esiintyminen aina säilytettävissä hallituksen ja liittokokoukseen pöytäkirjoissa.

 

  1. Henkilötietojen käsittelijät

Rekistereissä olevia tietoja käsittelevät Suomen Uusperheiden Liitto ry:n järjestösihteeri sekä muut tarpeelliseksi katsotut liiton palkatut työntekijät.

 

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta Suomen Uusperheiden Liitto ry:n ulkopuolisille tahoille luvatta.

 

 

  1. Tietojen siirto EU: tai ETA:n ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

  1. Käyttäjien profilointi

Jäseneksi liittymiskaavakkeessa kysytään asioita liittyen siihen, onko uusperheellinen vai ei, jos on, niin kuinka kauan on ollut uusperhetilanteessa sekä mahdollisista henkilökohtaisista kiinnostuksen kohteista Suomen Uusperheiden Liiton toiminnassa. Tältä osin saatamme tehdä anonyymiä profilointia liittyen jäsenten kiinnostuksen kohteisiin, palvelutarpeeseen sekä voimme kohdistaa toimintaamme alueellisten palvelujen tarjoamisessa mahdollisimman hyvin, tai vaihtoehtoisesti viedä tietoa alueille, joista jäseniä ei ole tullut. Ammatillista kiinnostusta kysymme tarjoamamme ammatillisen lisäkoulutuksemme Uusperheneuvojakoulutuksen, sekä mahdollisten muiden tulevien koulutustemme suunnittelutarpeisiin. Anonyymiä dataa voidaan myös käyttää myös mahdolliseen uusperhetutkimukseen.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet
  2. Manuaalinen aineisto

Rekisterien tietoja ei ole olemassa tallennettuna manuaalisena aineistona, lukuun ottamatta uusperheneuvojakoulutukseen liittyviä manuaalisia aineistoja, jotka on pitänyt kerätä Opintokeskus Siviksen tilitys- ja osallistujatietotarpeisiin. Mikäli rekisterien tietoja tarvitaan tilapäisesti manuaalisessa muodossa esim. maksusuoritusten ristiin tarkistuksen kanssa ennen tietojen siirtämistä eteenpäin kirjanpitäjän tarpeisiin, tuhotaan aineisto välittömästi silppuamalla ja poistamalla ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n muiden järjestöjen kanssa yhdessä käyttämään, lukittuun, tietoturvaroskikseen.

 

  1. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri on verkossa. Tietoliikenne ilmoittautumislomakkeilta, ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua. Palvelinten valvonnassa valvontajärjestelmä seuraa kaikkien ylläpidettävien laitteiden ja palvelujen toimintaa. Valvontajärjestelmä on automaattinen. Virheilmoitukset ja varmuuskopiointien onnistuminen tarkastetaan päivittäin ja ne merkitään erilliseen tietokantaan, jossa ylläpidetään tiedot kaikista ylläpidettävistä palveluista.

 

Palvelun laitetilat on varustettu UPS-sähköllä sekä erillisellä varavoimalajärjestelmällä, jolla turvataan toiminta useita tunteja kestävien sähkökatkosten aikana. Laitetila on varustettu kahdennetulla jäähdyttävällä ilmastoinnilla. Laitetila

vastaa K-luokan väestönsuojatilan vaatimuksia palo-, sirpale- ja sortumasuojaukseltaan.

Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän. Laitekaapeissa on automaattinen palosammutusjärjestelmä. Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö. Muu kulku on kokonaan estetty. Tietoliikenne on kahdennettu operaattoriyhteyksien ja aktiivilaitteiden suhteen.

 

Suomen Uusperheiden Liitto ry:n tiloissa jäsenrekisteriä käyttää järjestösihteeri ja hänen poissaolleessaan vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus. Jäsenen erotessa tiedot hävitetään sen jälkeen, kun jäsenasioiden hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä

 

Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, ilmoitetaan tästä heti rekisterin yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa asiasta eteenpäin Suomen Uusperheiden Liitto ry:n johdolle ja tietosuojavastaavalle. Rekisterin yhteyshenkilö hoitaa myös tarvittaessa ilmoitukset rekisteröidyille, jäsenyhdistykselle ja vastaavalle valvontaviranomaiselle.

 

  1. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on tietojensa käsittelyä koskevia oikeuksia, joita ovat:

 

  1. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Henkilöjäsenellä on myös yhdistyslain perusteella oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon. Tämä tapahtuu ko. yhdistyksen toimihenkilöiden kautta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Tällöin tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon ja selvitettävä miten voi todentaa oman henkilöllisyytensä hyväksyttävästi, jonka jälkeen on mahdollista saada omat tietonsa tarkistettavaksi. Pariskuntana jäseneksi liittyneiden osalta on tämä henkilöllisyyden tunnistus saatava molempien osapuolten osalta, mikäli halutaan molempien tiedot tarkistettavaksi.

 

  1. Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista. Korjaaminen voidaan tehdä jäsenen hyväksyttävän henkilöllisyyden tunnistamisen jälkeen. Virheellisten tietojen korjaamiseen liittyvissä asioissa tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon.

 

  1. Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.

 

  1. Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia
  • Jäsenellä on oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja tietyiltä osin tai rajoittaa omien tietojensa käsittelyä, ei kuitenkaan laskutukseen liittyen.
  • Jokainen liittyvä jäsen liitetään Suomen Uutiskirjeen postituslistalle. Mikäli henkilö haluaa pois ko. listalta voi hän poistua listalta uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä unsubscribe from this list tai pyytää järjestösihteeriä poistamaan hänet listalta ottamalla yhteyttä toimistoon.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja hänellä on oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

 

  1. Yhteydenotot

 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti, riippuen yhteydenoton sisällöstä, kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Toimiston yhteystiedot: toimisto@supli.fi  tai puh. 040-6893418.

 

  1. Muutokset tietosuojaselosteessa

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.

 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.5.2018

 

 

Scroll to top