Rekisteriselosteet

Kooste Suomen Uusperheiden Liitto ry:n ylläpitämistä rekistereistä.

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10§:n ja 24§:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista. Tämän asetuksen soveltaminen alkaa 25.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Uusperheiden Liitto ry, Y-tunnus 1607277-0

Lintulahdenkatu 10, 00500 Helsinki.

Puh. 040-6893418 (toimisto)

toimisto@supli.fi

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Tikkanen, järjestösihteeri

Suomen Uusperheiden Liitto ry, Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku

Puh. 040-6893418

paivi.tikkanen@supli.fi tai toimisto@supli.fi

  1. Rekisterin nimi

Suomen Uusperheiden liitto ry:n jäsenrekisteri, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säännön mukaiset luovutukset.

  1. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon, kuten jäsenlehden postitukseen ja uutiskirjeen lähettämiseen, sekä jäsenmaksujen ja muiden jäsenetuna tulevien maksujen laskutukseen, esim. edullisemmat osallistumismaksut moniin Liiton tarjoamiin toimintoihin. Lisäksi jäsenrekisteriä käytetään yhteydenpitoon, niiltä osin kuin jäsenyys sitä edellyttää, liiton palvelujen suunnitteluun, toiminnan ja koulutuksen kehittämiseen, tapahtumista tiedottamiseen, tilastojen keräämiseen ja tutkimustoimintaan uusperheellisten aseman parantamiseksi.

Jäsenrekisteri kattaa Suomen Uusperheiden Liitto ry:n jäseninä olevat rekisteröidyt paikallisyhdistykset jäsenineen. Lisäksi jäsenrekisterissä ovat liiton kunniajäsenet ja suoraan liiton jäseninä olevat kannatusjäsenet.  Liiton jäsenenä olevalle paikallisyhdistykselle voidaan luovuttaa kyseiseen yhdistykseen liitettyjen jäsenten tiedot sellaisena kuin ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n liittyessä ilmoitetaan. Tiedot luovutetaan vain kyseeseen tulevan paikallisyhdistyksen puheenjohtajalle tai heidän kirjallisesti nimeämälleen henkilölle.

Paikallisyhdistyksille ilmoitettujen henkilöiden tiedot siirretään FloMembers-rekisteriohjelmasta Excel-taulukko-muodossa salatun sähköpostiyhteyden kautta vastaanottajalle. Vaihtoehtoisesti paikallisyhdistyksen nimetty vastuuhenkilö voi päästä oman paikallisyhdistyksensä jäsenrekisteriin, jolloin Excel-taulukkoa ei lähetetä erikseen.

Jäsenrekisteriä ylläpidetään kolmannen osapuolen ylläpitämässä FloMembers-jäsenrekisteriohjelmassa. Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.

2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.

3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

Datan sijainti

FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.

EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:

  • Suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköpostiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
  • Tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
  • Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.
  • Takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
  • FloMembers by Flo Apps Oy
  • Datakeskus: Shellit.org / Ulvila, FI
  • Varmuuskopioiden sijainti: UpCloud / Helsinki, FI
  1. Rekisterin pitämisen peruste

Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.

  1. Rekisterin tietosisältö

Liittyvästä jäsenestä kerätään pakollisina ja tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Henkilön nimi (etu- ja sukunimi)
  • Postiosoite – osoite, johon lähetetään jäsenkirje ja -lehti
  • Puhelinnumero – yhteysnumero, josta tavoittaa peruuntumisten tai muutosten yhteydessä
  • Sähköpostiosoite – osoite, johon lähetetään jäsenlasku tai verkkolaskuosoite
  • Mikäli kumppani haluaa liittyä jäseneksi tai on jo jäsen, pyrimme yhdistämään henkilöt toisiinsa rekisterissä. Tässä tapauksessa tarvitsemme jäsenenä olevan kumppanin tai samanaikaisesti liittyvän kumppanin tunnistetietoja, jotta voimme luotettavasti yhdistää henkilöt.
  • Kumppanin kanssa jäsenenä olevat voivat halutessaan päättää maksaako kumpikin oman jäsenmaksunsa vai lähetetäänkö yhteinen lasku toisen osapuolen sähköpostiin.
  • Ammatilliseen kiinnostukseen liittyvä tieto (kyllä/ei)
  • Mistä toiminnasta on kiinnostunut Suomen Uusperheiden Liitossa (rasti ruutuun)
  • Henkilö- tai kannatusjäsenyysvaihtoehto, jäseneksiliittymispäivä ja jäsennumero
  • Paikallisyhdistys, johon henkilö liitetään
  • Rekisteröidyn rooli: jäsen, vapaaehtoinen, ammatillisesti kiinnostunut, vapaaehtoisuudesta kiinnostunut, uusperheneuvoja, uusperheneuvojakoulutus, lisäksi rekisteriin tallentuvat mahdolliset tapahtumakohtaiset ilmoittautumistiedot

Yhteydenottojen ja jäsenyyden myötä jäsenrekisteriin tallentuu myös seuraavia tietoja: Laskutustiedot, maksutiedot ja maksajatiedot. Mikäli laskutukseen sisältyy jäsenmaksun, tapahtumamaksujen tai tuotemaksujen palautuksia tallentuvat palautuksen vastaanottajan nimi ja tilinumero sähköiseen laskutusjärjestelmäämme Netvisoriin, jota ylläpitää Visma Solutions Oy. Maksujen perintätapauksessa tiedot toimitetaan tapauskohtaisesti yhteistyössä olevaan perintätoimistoon.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan suoraan jäseniltä itseltään heidän liittyessään Suomen Uusperheiden Liitto ry:n jäseneksi nettilomakkeen täytettyään sekä ihmisten ilmoittautuessa tapahtumiin. Vaihtoehtoisesti tietoja saadaan yhteistyötahoilta kuten Maaseudun Terveys- ja Lomahuoltoliitolta, heidän valitessaan uusperhelomille osallistuvat perheet.

  1. Tietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään sen kalenterivuoden loppuun asti, jolloin jäsenyys on päättynyt, viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi. Laskutustiedot säilytetään kyseessä olevan vuoden tilinpäätökseen asti.

  1. Henkilötietojen käsittelijät

Jäsenrekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät Suomen Uusperheiden Liitto ry:n järjestösihteeri, vapaaehtoistoiminnan koordinaattori sekä paikallisyhdistysten nimeämät vastuuhenkilöt. Tapahtumiin ilmoitettuja tieto ja käsittelevät rajatusti Suomen Uusperheiden Liiton kouluttamat vertaisohjaajat ja vapaaehtoistoimijat, vain niiltä osin, joilta tiedot ovat heille välttämättömiä. Tietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Liitto luovuttaa jäsenreksiterissä olevia tietoja paikallisyhdistyksille niiltä osin kuin jäsen on kyseiseen paikallisyhdistykseen liitetty. Muutoin tietoja ei luovuteta Suomen Uusperheiden Liitto ry:n ulkopuolisille tahoille kysymättä jäseneltä itseltään. Tutkimukseen tai tilastojen keruuseen jäseneksi liittymiskaavakkeissa kysyttyjä tietoja voidaan luovuttaa anonyymisti eli ilman nimi- ja yhteystietoja.

  1. Tietojen siirto EU: tai ETA:n ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muutoin kuin datan käsittely sitä vaatii. Kts. Datan sijainti kohdassa 4.

  1. Käyttäjien profilointi

Jäseneksi liittymiskaavakkeessa kysytään mahdollisista henkilökohtaisista kiinnostuksen kohteista Suomen Uusperheiden Liiton toiminnassa. Tältä osin saatamme tehdä anonyymiä profilointia liittyen jäsenten kiinnostuksen kohteisiin, palvelutarpeeseen sekä voimme kohdistaa toimintaamme alueellisten palvelujen tarjoamisessa mahdollisimman hyvin, tai vaihtoehtoisesti viedä tietoa alueille, joista jäseniä ei ole tullut. Ammatillista kiinnostusta kysymme tarjoamamme ammatillisen lisäkoulutuksemme Uusperheneuvojakoulutuksen, sekä mahdollisten muiden tulevien koulutustemme suunnittelutarpeisiin. Anonyymiä dataa voidaan myös käyttää myös mahdolliseen uusperhetutkimukseen. Kaavakkeessa on mahdollisuus toivoa yhteydenottoa joko valitun paikallisyhdistyksen taholta tai liiton taholta koulutukseen liittyen.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet
    • Manuaalinen aineisto

Jäsenrekisterin tietoja ei ole olemassa tallennettuna manuaalisena aineistona. Mikäli jäsenrekisterin tietoja tarvitaan tilapäisesti manuaalisessa muodossa esim. alueyhdistysten jäsentietojen ristiin tarkistamisessa jäsenmaksujen kanssa ennen tietojen luovutusta ko. alueyhdistykselle, tuhotaan aineisto välittömästi silppuamalla tai poistamalla ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n muiden järjestöjen kanssa yhdessä käyttämään, lukittuun, tietoturvaroskikseen.

  • ATK:lla käsiteltävät tiedot

Jäsenrekisteri on verkossa. Tietoliikenne ilmoittautumislomakkeilta, ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua. Palvelinten valvonnassa valvontajärjestelmä seuraa kaikkien ylläpidettävien laitteiden ja palvelujen toimintaa. Valvontajärjestelmä on automaattinen. Virheilmoitukset ja varmuuskopiointien onnistuminen tarkastetaan päivittäin ja ne merkitään erilliseen tietokantaan, jossa ylläpidetään tiedot kaikista ylläpidettävistä palveluista.

Suomen Uusperheiden Liitto ry:n toimintaympäristössä FloMembers-jäsenrekisteriä ja ilmoittautumisjärjestelmää käyttävät järjestösihteeri sekä vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus. Jäsenen erotessa tiedot hävitetään sen jälkeen, kun jäsenasioiden ja laskutukseen hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä. Kunkin tapahtuman osallistujalista lähetetään sähköisenä linkkinä tapahtumasta vastaaville vertaisohjaajille. Vertaisohjaajat säilyttävät osallistujalistan ja siihen liittyvät tiedot vain tapahtuman ajan ja ovat vastuussa sen turvallisesta tuhoamisesta.

­Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, ilmoitetaan tästä heti rekisterin yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa asiasta eteenpäin Suomen Uusperheiden Liitto ry:n johdolle ja tietosuojavastaavalle. Rekisterin yhteyshenkilö hoitaa myös tarvittaessa ilmoitukset rekisteröidyille, jäsenyhdistykselle ja vastaavalle valvontaviranomaiselle.

Suomen Uusperheiden Liitto ry:n tiloissa jäsenrekisteriä käyttää järjestösihteeri ja hänen poissaolleessaan vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus. Jäsenen erotessa tiedot hävitetään sen jälkeen, kun jäsenasioiden hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä

  1. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on tietojensa käsittelyä koskevia oikeuksia, joita ovat:

  • Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Henkilöjäsenellä on myös yhdistyslain perusteella oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon. Tämä tapahtuu ko. yhdistyksen toimihenkilöiden kautta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Tällöin tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon ja selvitettävä miten voi todentaa oman henkilöllisyytensä hyväksyttävästi, jonka jälkeen on mahdollista saada omat tietonsa tarkistettavaksi.

  • Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista. Korjaaminen voidaan tehdä jäsenen hyväksyttävän henkilöllisyyden tunnistamisen jälkeen. Virheellisten tietojen korjaamiseen liittyvissä asioissa tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon.

  • Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.

  • Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia
  • Jäsenellä on oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja tietyiltä osin tai rajoittaa omien tietojensa käsittelyä, ei kuitenkaan laskutukseen liittyen.
  • Jokainen liittyvä jäsen liitetään Suomen Uutiskirjeen postituslistalle. Mikäli henkilö haluaa pois ko. listalta voi hän poistua listalta uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä unsubscribe from this list tai pyytää järjestösihteeriä poistamaan hänet listalta ottamalla yhteyttä toimistoon.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja hänellä on oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.
  1. Jäsenyydestä eroaminen

Rekisteröity jäsen voi erota jäsenyydestä omalla ilmoituksella Liiton toimistoon. Liitto hoitaa ilmoituksen myös eteenpäin sille paikallisyhdistykselle, johon jäsen on kuulunut.

Suomen Uusperheiden Liiton sääntöjen mukaan, mikäli rekisteröity ei ole maksanut jäsenmaksuaan kalenterivuoden aikana, katsotaan hänet eronneeksi liitosta.

Laskun maksamatta jättäminen ei ole eroilmoitus. Maksamaton lasku siirtyy perintään

Muut rekisterit:

  1. Rekisterinpitäjä : Sama kuin yllä
  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Sama kuin yllä
  1. Rekisterin nimi

Suomen Uusperheiden liitto ry:n ylläpitämät muut rekisterit, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säännön mukaiset luovutukset.

  1. Rekisterien pitämisen peruste

Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.

  1. Rekisterin tietosisältö

Tiedot saadaan suoraan jäseniltä, tapahtumiin ilmoittautuneilta ja yhteistyökumppaneilta itseltään heidän osallistuessaan Suomen Uusperheiden Liitto ry:n järjestämiin toimintoihin tai solmittaessa yhteistyösopimus yhteistyökumppanin kanssa

  1. Tietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään tapahtumiin liittyen ainoastaan laskutustietojen osalta niin kauan kuin ko. osallistujalla on avoimia laskuja maksettavana liitolle. Muilta osin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat ajankohtaisia liiton toiminnalle ja/tai säilytys on  laissa edellytetty esim. nimien esiintyminen aina säilytettävissä hallituksen ja liittokokoukseen pöytäkirjoissa.

  1. Henkilötietojen käsittelijät

Rekistereissä olevia tietoja käsittelevät Suomen Uusperheiden Liitto ry:n järjestösihteeri, vapaaehtoistoiminnan koordinaattori sekä muut, vaitiolovelvollisuuden alaisena toimivat, tarpeelliseksi katsotut liiton palkatut työntekijät.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta Suomen Uusperheiden Liitto ry:n ulkopuolisille tahoille luvatta.

  1. Tietojen siirto EU: tai ETA:n ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muutoin kuin datan käsittely sitä vaatii. Kts. Tietosuojaseloste jäsenrekisterin osalta-kohta 4.Datan sijainti.

10. Tuotetilaus- ja laskutusrekisteri

Laskutusrekisteri muodostuu niistä nettilomakkeen tiedoista, jotka henkilö täyttää tilatessaan Suomen Uusperheiden Liitolta tuotteen, tai ilmoittautuessaan nettilomakkeen kautta johonkin liiton järjestämään tapahtumaan. Tätä rekisteriä ylläpidetään FloMembers-jäsen- ja ilmoittautumisrekisterissä, jota puolestaan ylläpitää Flo Apps Oy. Lasku muodostuu automaattisesti nettilomakkeen täyttämisen jälkeen.

Muita laskutusrekistereitä muodostuu Suomen Uusperheiden Liiton taholta manuaalisesti tehdyistä laskuista. Nämä tiedot säilytetään SharePointissa omassa kansiossaan. Lisäksi erillinen rekisteri löytyy sähköisen Netvisor-maksujärjestelmän sisältä ja sitä ylläpitää Visma Solutions Oy.

Rekisterit sisältävät henkilön, yrityksen tai järjestön yhteyshenkilön nimen, laskutusosoitteen. Sekä Ilmarissa myös sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Nämä tiedot kerätään suoraan laskutettavilta itseltään nettilomakkeessa. Muissa tapauksissa, esimerkiksi ennakkomaksujen palautuksiin liittyen, tiedustellaan tilin haltijan nimeä ja tilinumeroa joko puhelimitse tai sähköpostilla suojatussa yhteydessä. Näitä rekisteritietoja ei luovuteta ulkopuolisille  tahoille.

11. Uutiskirjerekisteri

Kolmannen osapuolen (yhdysvaltalainen MailChimp) ylläpitämään uutiskirjerekisteriin kerätään alla olevat tiedot uutiskirjeen lähettämistä varten. Uutiskirjerekisteriin lisätään automaattisesti Suomen Uusperheiden Liiton jäseneksi liityttäessä ja tästä myös tiedotetaan jäseneksi liittyjiä erikseen. Uutiskirjeen voi tilata kuka tahansa liiton toiminnasta kiinnostunut henkilö suoraan liiton nettisivuilta. Tiedot uutiskirjeen lähettämiseksi tulevat tilaajilta ja jäseneksi liittyjiltä itseltään.

Henkilötietojen siirto EU-alueelta Yhdysvaltoihin on sallittu sillä perusteella, että MailChimp on liittynyt EU-komission hyväksymään Privacy Shield-järjestelyyn. Lisätietoja MailChimpin tietosuojakäytännöistä saat täältä.

Uutiskirjeen tilaajalta kysytään seuraavat tiedot pakollisina

  • Sähköpostiosoite
  • Etu- ja sukunimi
  • onko uusperheellinen ja/tai ammatillisesti kiinnostunut
  • Karkea maantieteellinen sijainti (Etelä-Suomi, Keski-Suomi, Pohjois-Suomi, Itä-Suomi, Länsi-Suomi)

Nämä tiedot säilyvät, kunnes uutiskirjeen tilaaja haluaa lopettaa uutiskirjeen tilaamisen ja/tai haluaa erota liiton jäsenyydestä. Uutiskirjeen tilauksen voi peruttaa milloin tahansa kirjeen lopussa olevasta unsubscribe from this list-linkistä tai ilmoittamalla asiasta suoraan Suomen Uusperheiden Liiton toimistoon. Tilaajien tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

12. Liiton muihin koulutuksiin ja/tai tilaisuuksiin osallistujarekisteri

FloMembers-rekisterissä muodostuu ko. tilaisuuteen ilmoittautumislomakkeelle henkilön antamat tiedot. Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, sekä tieto jäsenyydestä joka vaikuttaa mahdollisesti tapahtuman hintaan. Tietoja käytetään tilaisuudesta laskutukseen. Muutoin tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen eikä henkilöstä jää muuta merkintää.

13. Yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisteri

Tästä rekisteristä löytyvät Suomen Uusperheiden Liiton yhteistyökumppanit postitusosoitteineen. Tätä rekisteriä ylläpidetään ja päivitetään tarvittaessa. Rekisteriä käytetään liiton materiaalien lähetykseen pyydettäessä sekä Supliikki-jäsenlehden lähettämiseksi yhteistyökumppaneille. Tässä rekisterissä on myös yksittäisiä henkilöitä, jotka ovat olleet vuoden aikana jollain tavalla olleet mukana liiton toiminnassa, joko jäsenlehden sisällön tuottamisessa tai muulla tavoin. Tässä rekisterissä on ainoastaan henkilöiden, yritysten tai järjestöjen nimet ja postiosoitteet. Rekisterin tiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai yhteistyökumppaneiden nettisivuilta. Yhteystiedot poistetaan pyydettäessä tai kun yhteistyötä ei ole erityisesti tehty.

14. Kuvapankkirekisteri

Suomen Uusperheiden Liitto käyttää kuvamateriaalinaan pääsääntöisesti verkon kuvapankeista löytyviä kuvia (Pixabay, Shutterstock), joissa on julkaisulupa. Kuvapankkirekisterin kuvat on tarkoitettu järjestön ja tietyin rajoittein sen jäsenyhdistysten käyttöön erilaisten tapahtumien ja kurssien markkinointiin

Liiton omissa tilaisuuksissa otetut kuvat tai  perheiltä itseltään saadut kuvat, joihin on kuvan kohteelta saatu joko suullinen tai kirjallinen julkaisulupa, säilytetään SharePointissa omassa kansiossaan alakansioineen vuosittain järjestettynä. Kuvat ovat nimetyissä kansioissa. Muita tietoja kuviin ei ole liitetty. Mikäli näitä, erityisesti vanhoja arkistoituja kuvia halutaan julkisesti käyttää, kysytään kuvassa tunnistettavasti esiintyviltä henkilöiltä uudelleen lupaa käyttää kuvaa liiton tarkoituksiin. Kuvia ei luovuteta ulkopuolisille henkilöille ilman erillistä suostumusta.

Mikäli henkilö haluaa omat kuvansa itselleen ja/tai poistettavan tulee hänen olla yhteydessä liiton toimistoon. Muutoin laadukas henkilökuvamateriaali tallennetaan Suomen uusperheiden liitto ry:n arkistomateriaaleihin.

15. Kunniamainintarekisteri

SharePointissa Excel muodossa oleva rekisteri jonkin erityisen kunniamaininnan saaneista henkilöistä.

Rekisteriin on kirjattu kunniamaininnan, -merkin, -jäsenyyden tms. saaneen henkilön nimi, alueyhdistys, johon hän mahdollisesti kuuluu, sekä kunnianosoitusvuosi. Rekisteriä ylläpidetään, jotta liitossa tiedetään, millaisia kunnianosoituksia on kulloinkin jaettu, kenelle ja minä vuonna.

Tiedot tähän listaukseen on saatu Liiton omasta sisäisestä arkistoinnista. Näitä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille

16.Käyttäjien profilointi

Jäseneksi liittymiskaavakkeessa kysytään asioita liittyen siihen, onko uusperheellinen vai ei, jos on, niin kuinka kauan on ollut uusperhetilanteessa sekä mahdollisista henkilökohtaisista kiinnostuksen kohteista Suomen Uusperheiden Liiton toiminnassa. Tältä osin saatamme tehdä anonyymiä profilointia liittyen jäsenten kiinnostuksen kohteisiin, palvelutarpeeseen sekä voimme kohdistaa toimintaamme alueellisten palvelujen tarjoamisessa mahdollisimman hyvin, tai vaihtoehtoisesti viedä tietoa alueille, joista jäseniä ei ole tullut. Ammatillista kiinnostusta kysymme tarjoamamme ammatillisen lisäkoulutuksemme Uusperheneuvojakoulutuksen, sekä mahdollisten muiden tulevien koulutustemme suunnittelutarpeisiin. Anonyymiä dataa voidaan myös käyttää myös mahdolliseen uusperhetutkimukseen

17. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Manuaalinen aineisto

Rekisterien tietoja ei ole olemassa tallennettuna manuaalisena aineistona, lukuun ottamatta uusperheneuvojakoulutukseen liittyviä manuaalisia aineistoja, jotka on pitänyt kerätä Opintokeskus Siviksen tilitys- ja osallistujatietotarpeisiin. Mikäli rekisterien tietoja tarvitaan tilapäisesti manuaalisessa muodossa esim. maksusuoritusten ristiin tarkistuksen kanssa ennen tietojen siirtämistä eteenpäin kirjanpitäjän tarpeisiin, tuhotaan aineisto välittömästi silppuamalla ja poistamalla ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n muiden järjestöjen kanssa yhdessä käyttämään, lukittuun, tietoturvaroskikseen.

  • ATK:lla käsiteltävät tiedot

Jäsen – ja ilmoittautumisrekisteri on verkossa. Tietoliikenne ilmoittautumislomakkeilta, ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua. Palvelinten valvonnassa valvontajärjestelmä seuraa kaikkien ylläpidettävien laitteiden ja palvelujen toimintaa. Valvontajärjestelmä on automaattinen. Virheilmoitukset ja varmuuskopiointien onnistuminen tarkastetaan päivittäin ja ne merkitään erilliseen tietokantaan, jossa ylläpidetään tiedot kaikista ylläpidettävistä palveluista.

Suomen Uusperheiden Liitto ry:n toimintaympäristössä FloMembers-jäsen- ja ilmoittautumisrekisteriä käyttävät järjestösihteeri sekä vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus. Jäsenen erotessa tiedot hävitetään sen jälkeen, kun jäsenasioiden ja laskutukseen hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä. Kunkin tapahtuman osallistujalista lähetetään sähköisenä linkkinä tapahtumasta vastaaville vertaisohjaajille. Vertaisohjaajat säilyttävät osallistujalistan ja siihen liittyvät tiedot vain tapahtuman ajan ja ovat vastuussa sen turvallisesta tuhoamisesta.

­Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, ilmoitetaan tästä heti rekisterin yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa asiasta eteenpäin Suomen Uusperheiden Liitto ry:n johdolle ja tietosuojavastaavalle. Rekisterin yhteyshenkilö hoitaa myös tarvittaessa ilmoitukset rekisteröidyille, jäsenyhdistykselle ja vastaavalle valvontaviranomaiselle.

18. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on tietojensa käsittelyä koskevia oikeuksia, joita ovat:

  • Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Henkilöjäsenellä on myös yhdistyslain perusteella oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon. Tämä tapahtuu ko. yhdistyksen toimihenkilöiden kautta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Tällöin tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon ja selvitettävä miten voi todentaa oman henkilöllisyytensä hyväksyttävästi, jonka jälkeen on mahdollista saada omat tietonsa tarkistettavaksi. Pariskuntana jäseneksi liittyneiden osalta on tämä henkilöllisyyden tunnistus saatava molempien osapuolten osalta, mikäli halutaan molempien tiedot tarkistettavaksi.

  • Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista. Korjaaminen voidaan tehdä jäsenen hyväksyttävän henkilöllisyyden tunnistamisen jälkeen. Virheellisten tietojen korjaamiseen liittyvissä asioissa tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon.

  • Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.

  • Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia
  1. Jäsenellä on oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja tietyiltä osin tai rajoittaa omien tietojensa käsittelyä, ei kuitenkaan laskutukseen liittyen.
  2. Jokainen liittyvä jäsen liitetään Suomen Uutiskirjeen postituslistalle. Mikäli henkilö haluaa pois ko. listalta voi hän poistua listalta uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä unsubscribe from this list tai pyytää järjestösihteeriä poistamaan hänet listalta ottamalla yhteyttä toimistoon.
  3. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja hänellä on oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

19. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti, riippuen yhteydenoton sisällöstä, kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Toimiston yhteystiedot: toimisto@supli.fi  tai puh. 040-6893418.

20. Muutokset tietosuojaselosteessa

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.6.2021

Tietoa evästeistä

Sivustolla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua sivuston haltijan saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin sivuston toimintojen asianmukaiselle toimimiselle.

Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn ynnä muut sosiaalisen median alustat voivat saada käyttöönsä käyttäjän IP-osoitteen sosiaalisen median jakotoimintojen kautta. Mikäli et halua alustojen keräävän tietojasi, on suositeltavaa kieltää evästeet selaimen asetuksista. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin sivuston toimintojen asianmukaiselle toimimiselle.

Jaa: